在Excel中,公式出现错误时,我们需要对公式进行检查和审核,以及追踪其错误产生的根源所在,以便对错误进行修正。

一. 更正公式中的常见问题可以实施某些规则来检查公式中的错误。这些规则不能保证工作表没有错误,但对发现常见错误却大有帮助。

可以使用两种方法标记并更正错误:一种是一次检查一个错误(就像拼写检查器一样);另一种是在输入数据时立即在工作表上进行检查。无论使用哪种方法,在找到错误时,都会在发生错误的单元格的左上角出现一个三角形( )。可以使用 Excel 所显示的选项来解决某个错误,也可以通过单击“忽略错误”忽略该错误。如果忽略特定单元格中的某个错误,则该单元格中的该错误就不会再出现在以后的错误检查中。但是,可以重置以前忽略的所有错误以使其重新出现。

1. 打开或关闭错误检查规则可以通过设置Excel选项来打开或关闭错误检查规则。

具体步骤如下:

1) 单击“文件—>选项”按钮 ,在“Excel 选项”对话框中,单击“公式”类别。

2) 在“错误检查规则”中,选中或清除所需要设定的规则的复选框。

2. 依次更正常见公式错误如果以前已对工作表进行错误检查,则除非重置这些忽略的错误,否则不会出现忽略的任何错误。

1) 选择要进行错误检查的工作表。

2) 如果要手动计算工作表,请按 F9 以重新计算。

3) 在“公式”选项卡上的“公式审核”组(图 1)中,单击“错误检查”组按钮。

图 1

在找到错误时,将显示“错误检查”对话框。

4) 如果以前忽略了一些错误,则可以通过执行下列操作重新检查这些错误:① 单击“选项”。 ② 在“公式”选项的“错误检查”部分中,单击“重新设置忽略错误”。③ 单击“确定”。④ 单击“继续”。%小提示:重置忽略的错误会重置当前工作簿中的所有工作表。

5) 单击对话框右侧的操作按钮之一。可用的操作会因每种错误类型而有所不同。%小提示:如果单击“忽略错误”,将标记此错误,后面的每次检查都会忽略它。

6) 单击“下一步”。

7) 继续进行直至完成错误检查。

3. 在工作表上标记常见公式错误并对其进行更正

1) 选择含有错误的单元格。

2) 在该单元格旁边,单击显示的“错误检查”按钮( ),然后单击所需的选项。可用的命令会因每种错误类型而有所不同,并且第一个条目会对错误进行描述。

3) 重复上述两个步骤。   

小提示:错误检查方式可以在“Excel选项”中设置,具体步骤是:

1) 单击“文件—>选项”按钮 ,在“Excel 选项”对话框中,单击“公式”类别。

2) 确保在“错误检查”下选中了“允许后台错误检查”复选框。

3) 要更改标记错误发生位置的三角形的颜色,请在“使用此颜色标识错误”框中,选择所需的颜色。

二. 追踪单元格用追踪箭头可以说明工作表中公式和结果的流程,可以追踪引用单元格或从属单元格。出错追踪可以帮助追查公式中出错的起源。“引用”和“从属”这两个概念在审核公式中非常重要,用于表示包含公式的单元格与其他单元格的关系。

引用单元格:是被其他单元格中的公式引用的单元格。例如,如果单元格 D10 包含公式 =B5,那么单元格 B5 就是单元格 D10 的引用单元格。

从属单元格:包含引用其他单元格的公式。例如,如果单元格 D10 包含公式 =B5,那么单元格 D10 就是单元格 B5 的从属单元格。

1. 追踪引用单元格

1) 选择包含需要找到其引用单元格的公式的单元格。

2) 若要显示直接向活动单元格提供数据的每个单元格的追踪箭头,请在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击“追踪引用单元格”( )。

示例:图 2所示。

小提示:蓝色箭头显示无错误的单元格。红色箭头显示导致错误的单元格。如果所选单元格被另一个工作表或工作簿上的单元格引用,则会显示一个从所选单元格指向工作表图标()的黑色箭头。

图 2

3) 若要标识为活动单元格提供数据的下一级单元格,再次单击“追踪引用单元格”。

4) 要从距离活动单元格最远的引用单元格开始,一次移去一级追踪箭头,则在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击“移去箭头”旁边的箭头,然后单击“移去引用单元格追踪箭头”( ) 。要移去另一级追踪箭头,再次单击该按钮。

2. 追踪从属单元格

1) 选择要对其标识从属单元格的单元格。

2) 要对从属于活动单元格的每个单元格显示追踪箭头,在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击“追踪从属单元格”(),如图 3所示。

图 3

3) 若要标识从属于活动单元格的下一级单元格,再次单击“追踪从属单元格”。

4) 要从距离活动单元格最远的引用单元格开始,一次移去一级追踪箭头,则在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击“移去箭头”旁边的箭头,然后单击“移去引用单元格追踪箭头”()。要移去另一级追踪箭头,再次单击该按钮。

小提示:要移去工作表上的所有追踪箭头,则在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击“移去箭头”()。

3. 查看工作表上的所有关系

1) 在一个空单元格中,键入 =(等号)。2) 单击“全选”按钮(行标题和列标题的交叉点),单元格的公式会定义为“=1:65536”,按Enter键确认,出现循环警告,继续“确定”。

3) 再次选中该单元格,并在“公式”选项卡的“公式审核”组中,单击两次“追踪引用单元格”按钮。%小提示:

若要选择箭头另一端的单元格,双击该箭头。如果单元格在另一个工作表或工作簿中,双击黑箭头以显示“定位”对话框,然后在“定位”列表中双击引用。

如果对箭头所指向的公式进行更改,插入或删除行或列,或者删除或移动了单元格,则所有追踪箭头都将消失。要在执行上述任一更改后重新显示追踪箭头,则必须再次对工作表使用审核命令。